Hvornår giver det mening at automatisere?
Der er dem, der tror, at automatisering er noget for store virksomheder med store budgetter og dem, der tror, at man kan automatisere sig ud af alle problemer. Ingen af dem har helt ret.
Automatisering er et værktøj — og som alle værktøjer er det godt til noget og dårligt til andet. Dette indlæg hjælper dig med at finde ud af, hvad der giver mening i din forretning.
Hvad er automatisering egentlig?
I sin enkleste form er automatisering bare det at få en computer til at gøre noget, du ellers selv skulle gøre — eller betale en medarbejder for at gøre.
Det kan være alt fra at sende en bekræftelsesmail, når nogen udfylder en formular, til at flytte data fra ét system til et andet til at generere en rapport hver mandag morgen.
Tegn på, at en opgave kan automatiseres
Den udføres regelmæssigt. Hvis du eller en medarbejder gør det samme en gang om dagen, en gang om ugen eller en gang om måneden — så er det en oplagt opgave at automatisere.
Den følger faste regler. Hvis du kan beskrive opgaven som "når X sker, skal Y gøres" — kan den automatiseres. Det kræver ikke en vurdering — bare gentagelse.
Den er tidskrævende, men ikke kompleks. At kopiere data fra et regneark over i et andet system tager tid, men er ikke svær. Præcis den type opgave er dyr at lade mennesker udføre.
Der kan ske mange fejl. Mennesker laver fejl — særligt ved rutineopgaver. En computer laver den samme fejl nul gange, og hvis den gør noget forkert, gør den det konsekvent og vil dermed blive opdaget.
Hvornår automatisering ikke er svaret
Opgaver, der kræver vurdering. At vurdere om et tilbud skal accepteres, om en kunde er tilfreds, eller hvad den rigtige tone er i en mail er ikke kandidater til automatisering.
Relationsbaserede opgaver. Den personlige opfølgning, salgsmødet, den svære samtale. Her er det menneskelige element afgørende.
Processer, der ændrer sig hele tiden. Hvis en opgave ser anderledes ud hver gang, kan det være dyrt at automatisere. Automatisering lønner sig ved stabilitet.
Engangsopgaver. Har du brug for at gøre noget præcist én gang? Gør det selv. Automatiseringen skal betale sig over tid.
Konkrete eksempler fra hverdagen
Mange af de opgaver, der kan automatiseres, ligner hinanden:
- Ordrebekræftelser og fakturering, der kører automatisk
- Ugentlige statusrapporter, der trækker data fra eksisterende systemer
- Synkronisering af kundedata mellem et regneark og et CRM-system
- Påmindelse, der sendes til kunder, når noget er ved at udløbe
- Backup af filer og mapper til en sikker placering hver nat
Ingen af disse er avancerede. De er bare opgaver, der aldrig burde have krævet menneskelig tid i første omgang.
Hvad koster det?
Det afhænger af opgavens kompleksitet. En simpel automatisering kan sættes op på få timer. En mere kompleks integration, der forbinder flere systemer kan tage dage.
Det vigtigste spørgsmål er ikke, hvad det koster at sætte op — men hvad det koster ikke at gøre det. Regn på hvor mange timer om måneden den pågældende opgave tager, gang med en timepris, og du har svaret.
Meget af det, jeg har beskrevet her, handler om regelbaseret automatisering. Men, kombinerer du automatisering med AI, begynder mange af de begrænsninger, jeg nævnte, at falde væk. Det vil jeg skrive mere om på et senere tidspunkt.
Har du en opgave, du mistænker, burde automatiseres? Skriv til mig — en kort beskrivelse af hvad I gør i dag er nok til, at jeg kan give dig en vurdering.